Dialogo di una serata

Mi guarda in silenzio. Poi rilancia: “Scusa Sabrina, ma a chi servono tutte queste Virtual Data Room? Non si usano solo nelle operazioni di M&A e di Due Diligence?”

Questa domanda fatta da lui mi ha scoraggiato da un lato (quanti potenziali clienti perde Multipartner ogni giorno perché letteralmente non conoscono tutti gli utilizzi di una VDR?) ma motivato da un altro (quanti clienti ogni giorno Multipartner può ancora conquistare?)

Ho alzato gli occhi al cielo pensando a quanto mi spiazzi che le VDR siano ancora viste da molti come uno strumento tecnologico monouso e monolitico. “No Paolo, non solo” gli ho risposto.E ho cominciato a parlargli della versatilità delle VDR e dei sorprendenti (!) usi che se ne possono fare in altrettanto differenti contesti lavorativi, ormai da diverse decine d’anni.

“No aspetta, aspetta che mi scrivo un po’ di cose mentre parli.” Tira fuori il suo smart phone e inizia a scrivere lì. E continuando a digitare a testa bassa sottolinea “cosi se decido di scrivere un pezzo sulle Virtual Data Room almeno ho tutto già qui ed è più veloce lavorare.”

Sgrano gli occhi e scoppio a ridere senza commentare oltre la sua evoluzione tecnologica, sorprendente per uno che si è sempre dichiarato irrimediabilmente analogico. Comodità e praticità alla fine trionfano anche su pregiudizi e abitudini dei più conservatori, in una vita che ci obbliga a ritagliare ovunque brandelli di tempo.

Che Paolo abbia finalmente superato quella che Martin Seligman descrive come "impotenza appresa" che lo imprigionava nella falsa credenza di non esere capace di alfabetizzarsi digitalmente? Il fondatore della Psicologia Positiva ci ha salvato spiegandoci, finalmente, come l’evoluzione e l’apprendimento individuali stiano nello sfidarsi rispetto a ciò che pensiamo di non saper fare e nel prendere coscienza che siamo molto più creativi, reattivi e dinamici di quanto crediamo di essere.

E vale lo stesso, ho collegato subito, per chi impara ad usare le VDR: molti (in Italia e non solo) ritengono che sia problematico usarle, senza neanche provarci. Poi, una volta provate capiscono quanto c’è da guadagnarci in termini di performance a tutti i livelli.

“Ma dimmi allora, in quali altre operazioni può farla da padrona la VDR?”

“Paolo la VDR immaginala come una bella donna dal guardaroba invidiabile che ha un vestito giusto per ogni occasione e che è sempre a suo agio in ogni situazione”.

Paolo aveva ragione ad aver associato le VDR prevalentemente alle fusioni e acquisizioni e alle Due Diligence, perché è qui che i provider di VDR avevano inizialmente pianificato di promuoverla. Tuttavia, nel tempo, c’è stata un’intelligente dilatazione nell’uso delle VDR, visto che lo strumento si adattava e poteva ben supportare un bouquet molto più ampio di quell’unico tipo di transazioni.

“Le richiedono studi legali, di consulenza, banche, aziende di ogni settore, fondi di private equity, società immobiliari, giovani imprenditori che usano la piattaforma per attirare finanziatori per le loro idee innovative”. Parlo in modo chiaro seppur a macchinetta ma vedendo che mi segue, continuo.

“Le usano pubbliche amministrazioni, catene di alberghi o negozi, affari generali e segreterie societarie, consigli d’amministrazione, divisioni R&S, responsabili di proprietà intellettuali o di progetti di crowd funding e fund raising pubblici e privati.”

“Capito, ma non avevo proprio idea dei molteplici utilizzi. Quindi possono essere usate in business stabili e lunghi o estemporanei e brevi…e fai tutto on line.”

“Sì, è una piattaforma digitale web-based altamente sicura, utilizzata per ogni tipo scambio, transazione, condivisione, consultazione, ricerca e gestione di informazioni e/o dati riservati.”

Telefonata di mia figlia Arianna. Mi ricorda che devo aiutarla col test on line di inglese che deve consegnare per l’indomani mattina… Mi ero dimenticata completamente! Prendo il cellulare, vado subito sul sito della scuola e, con le sue credenziali, controllo il test che lei ha lasciato in bozza. Non molto sicuro ho pensato, con la tipica deformazione professionale di chi lavora in una società dove controllo e protezione sui dati sono il focus.

Test d’inglese controllato e caricata on line la versione definitiva. In dieci minuti è tutto fatto, e Arianna è a posto. Adoro il digitale quando funziona! Perché, quando funziona, ti solleva da incombenze che fagociterebbero intere giornate.

“Ma come si usa praticamente, che bisogna fare?” mi chiede Paolo che nel frattempo sta guardando il sito di Multipartner e in particolare la pagina delle caratteristiche della VDR.

“E’ facile, pensa, la puoi usare anche tu” gli rispondo e mi becco una delle sue occhiate peggiori. “Basta avere una connessione e un pc o un tablet ma anche uno smart phone come il tuo e usi l’App. E’ - semplificando parecchio - come un sito internet con numerose azioni che, chi è autorizzato ad entrare nella “stanza virtuale dei dati”, può effettuare sui documenti caricati all’interno”.

“E i costi? Ho capito che stiamo parlando di un enorme risparmio di tempo. Se penso a quanto dovevo aspettare per avere qualche informazione qualche anno fa magari su una fusione che stavo seguendo.Due Diligence infinite con documenti cartacei da cercare nei faldoni delle data room, quelle fisiche però…”

“Si, tagli nettamente i tempi per non parlare delle risorse umane dedicate. Usando la VDR fai tutto al pc, quando vuoi e da dove vuoi, 24/7/365. Di pari passo va il risparmio economico. Meno costi, più sicurezza, più comodità e flessibilità negli orari di lavoro. Sono questi i vantaggi principali di usare una data room virtuale.”

E ritorniamo di nuovo al tempo,bene di lusso che non ha prezzo. Più siamo persone impegnate, più apprezziamo il nostro tempo. Averne anche poco in più, permette di riappropriarci della nostra vita privata e sociale e rimettere insieme i tasselli del nostro mosaico individuale. E, per chi associa più tempo alla maggiore disponibilità di seguire più business contemporaneamente, più tempo = più soldi. Qualunque sia la prospettiva, si tratta comunque di una vittoria.

“Sabrina..ma quanto costa usarla…sei evasiva”

“No, non sono evasiva. Solo che i prezzi variano anche se i prodotti sembrano molto simili. Non si sbaglia a dire che il costo per configurare una VDR dipende dallo spazio che ti serve - cioè da quanti e quali documenti hai da caricare - e dalla durata- cioè per quanto tempo ti serve usare la data room virtuale.”

Ma questi parametri sono datati e riduttivi ormai, altrimenti diventerebbe impossibile scegliere tra tutti i competitor in pista. Si dovrebbero considerare le garanzie di sicurezza e controllo sui dati confidenziali caricati, le certificazioni della società che fornisce il servizio, chi e dove si sviluppa la piattaforma, il supporto offerto al cliente e tanto altro. Soprattutto bisognerebbe avere l’abilità di saper leggere tra le righe quale sia la reale cifra distintiva di ogni competitor, se la si trova.

“Guarda, ti faccio vedere e poi tu mi fai una rapida analisi comparativa come sai fare tu”. Apro il mio tablet, vado su Google e cerco provider di VDR, giusto per fargli vedere qual è l’arena in cui ci muoviamo.

L’elenco che tiriamo fuori è immenso. Paolo inizia a cliccare sui primi siti e apre 10 finestre contemporaneamente. Lo lascio immerso nella sua navigazione per vedere quale sarà il risultato finale. Mentre gira tra siti italiani, americani, spagnoli, Paolo si gira verso di me con lo sguardo smarrito: ” Mi sembrano tutti uguali; se cambi il logo e i colori aziendali potrebbe essere lo stesso sito con le stesse informazioni, numeri, icone, counter …ma chi sono, chi c’è dietro? Come si fa a scegliere se non capisci quali sono le discriminanti?”

“Lo sapevo che non mi avresti deluso: era l’unica domanda che mi aspettavo da te.”

Business, persone e tecnologia. E’ una triangolazione strategica e delicata. E la domanda di Paolo a questo punto, è stata pertinente, anzi l’unica intelligente da fare. E’ in questo triangolo che si annida la risposta.

Nel mare magnum di siti web aperti che si proponevano tutti come leader nella sicurezza, nelle funzioni, sfoggiando tutti le testimonianze dei clienti più prestigiosi, offrendo tutti le soluzioni migliori, le chat in tempo reale per offrire più rapidamente possibile demo multilingua (senza neanche sapere chi c'è dall'altra parte), Paolo si è perso.

Come un segugio stava cercando di individuare indizi di differenze tra i competitor. Ma come urla, fischi e sollecitazioni eccessive disorientano il cane quando è a caccia, allo stesso modo, per Paolo, tutte quelle informazioni e infografiche lo avevano frastornato senza dirgli più nulla.

“Forse dipende da me perché sono inesperto, ma come si fa a scrivere un articolo in questa confusione? Immagino la difficoltà per chi deve trovare un provider di VDR con urgenza, per una Due Diligence o un board in 24 ore. E come fa la tua Multipartner a uscire fuori dal mucchio?” mi domanda ironico.

So bene cosa rispondergli solo perché ho passato mesi a studiare per cercare di individuare gli elementi identificativi della società per comunicarla all’esterno.

Sa bene anche lui che non potrei mai imbarcarmi in un lavoro di comunicazione per qualcosa nella quale non credo.

Non può essere solo la tecnologia all’avanguardia ad essere dirimente in sé per creare un business di successo. Senza qualcuno che la interpreti questa tecnologia e che la abbracci per introdurla alla vita quotidiana, non te ne appassioni. E se non te ne appassioni, difficilmente riuscirai a spiegarla e a promuoverla. Sono ancora una volta le persone a fare la differenza. “Quello che conta non è tanto l’idea quanto la sicurezza di poterla realizzare” come dice il mio Ceo. Per avere questa sicurezza c’è un lavoro di squadra da fare quotidianamente; c’è da discutere, da confrontarsi, da sfidarsi.

“Paolo, Multipartner è stata una pioniera delle VDR e conosce sin dall’inizio lo strumento. Ha guadagnato il suo spazio e la sua reputazione a livello internazionale senza pianificare marketing e comunicazione fino a tre anni fa, con i soli clienti a testimoniarne col passaparola l’affidabilità ."

“E tu, come la racconti Multipartner quindi ?”

“Ciò che mi sta a cuore comunicare ora, è che in questa fucina di idee, riesci a seguire la strada dell’idea creativa complessa che diventa servizio avanzato digitale personalizzato sicuro e semplice, passando dalle mani dei nostri programmatori, sistemisti ed esperti di sicurezza. Cioè, vedi le VDR diventare gli strumenti sicuri e versatili che sono. Quest’iter che ho quotidianamente sotto gli occhi, mi trasmette serietà nel fare le cose.”

La sfida è sviluppare VDR esclusive come altrettanto incomparabili sono, per ogni cliente, le operazioni più o meno complesse che decide di affidare alla nostra piattaforma. In un rapporto di reciproca fiducia consolidata nel tempo.

“La fiducia riposta dai clienti la vedo ripagata nel tipo di servizio che offriamo, e ti posso argomentare come e perchè” rispondo, rischiando di sembrare una commerciale più che una comunicatrice.

“Con un servizio estremamente sicuro e un’esperienza di customare care verticale. Dalla protezione e controllo garantiti su ogni dato in piattaforma, alla consulenza sulla configurazione migliore da dare ad ogni VDR, all’assistenza offerta, avendo sempre presente l’unicità del cliente. Prendendosi carico allo stesso modo della sua inesperienza così come della sua puntigliosità.”

“Vi distinguete dedicando tempo a quello che fate; Investite in tempo” ribatte Paolo. Lo guardo soddisfatta. Ha centrato l’obiettivo.

E mi viene in mente “Momo alla conquista del Tempo”, il meraviglioso film di D’Alò dove gli Uomini Grigi cercano di rubare ore e tempo agli esseri umani per poter, a loro volta, sopravvivere; basta un minuto e gli abitanti diventano indifferenti, insensibili, senza più tempo per nulla che non sia il lavoro: non c’è più tempo per la famiglia, per una chiacchierata con gli amici, per una risata, per il fidanzato o per giocare con i propri figli.

Quel film mi ha messo per la prima volta di fronte all’importanza del tempo come un tesoro prezioso da imparare a difendere e ad usare; tempo da non farsi rubare, tempo da non perdere.

“Ecco partirei da qui per scrivere un pezzo” riprende Paolo. “Proprio dal tempo che voi dedicate a ciò che fate e al tempo che guadagna e che risparmia chi vi sceglie. Questa è una discriminante significativa per me."

Multipartner Virtual Data Room: togli tempo al lavoro, guadagna tempo per te. Mi piace. Mi sa che lo scelgo come pay-off.

Sabrina Girardi
Corporate Communication Manager

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