Professionisti e nuove tecnologie: i tempi cambiano

ll nostro più grande obiettivo resta comunque contribuire a rendere il servizio avanzato di VDR il più diffuso possibile, nell’ottica di semplificare un pò la vita lavorativa di tutti.
Qualunque sarà la scelta finale del fornitore di VDR con cui lavorerete.
Crediamo che la nostra VDR vada di pari passo con la competenza dei nostri clienti. Questo vale anche per noi qui a Multipartner, perché non saremmo in grado di vendere VDR se non conoscessimo il business dei nostri clienti ma… solo le caratteristiche tecniche del nostro prodotto!
In qualità di fornitori di VDR professionali ma con una significativa esperienza alle spalle nel settore della consulenza, abbiamo aiutato per anni le società legali e di consulenza ad essere aggiornate sulle tecnologie digitali per migliorare il loro lavoro quotidiano. Inoltre, è bene sottolineare che non è necessaria alcuna competenza IT per utilizzare la nostra VDR.

Il Passato

Alcuni anni fa il settore legale sembrava essere una delle aree più conservatrici tra quelle dei professionisti con i quali eravamo in contatto.
Effettivamente i professionisti provenienti dagli studi legali o di consulenza, ci contattavano principalmente per richiedere VDRs per conto dei loro clienti che dovevano effettuare operazioni come Due Diligence, M&A, contenziosi, arbitrati, solo per citarne alcuni. Il loro obiettivo era esclusivamente quello di accelerare le operazioni e soprattutto di proteggere dati e documenti dei loro clienti, il più possibile. E una VDR è lo strumento ideale per garantire maggiore efficacia, protezione dei dati, velocità e una corretta organizzazione di tutta la documentazione necessaria.

Qualche anno fa Gli studi professionali legali e di consulenza ci richiedevano la VDR principalmente per conto dei propri clienti per:

• M&A
• Arbitrations
• Bankruptcy
• Disputes
• Litigations
• Corporate
• Fundraising
• Strategic Partnerships

All’epoca cercavamo di suggerire - prevalentemente invano dire - ai nostri clienti l'uso di un VDR presso i loro studi legali. Ma sembravano essere impermeabili alle tecnologie digitali per supportare le loro attività quotidiane. Proprio come se la tecnologia potesse minacciare la loro routine lavorativa o sostituire le proprie competenze specifiche o piuttosto come se non avessero proprio bisogno di questo strumento digitale avanzato, pieno di funzionalità, per migliorare il proprio lavoro.

Grazie alla nostra esperienza nella consulenza, siamo perfettamente consapevoli che nulla può sostituire la capacità dei professionisti nel gestire i deals correttamente e con successo.

Dalle Due Diligence alle controversie, da M & A alla bancarotta fino agli arbitrati, la nostra tecnologia VDR è a disposizione della competenza e della professionalità dei clienti che la richiedono.

I nostri clienti provenienti dal settore legale e della consulenza - e non solo i nostri – ora ne hanno piena consapevolezza e ormai utilizzano ampiamente i nostri servizi di VDR modulari anche internamente, per le loro attività.

Il Presente:

Tornando alla nostra sessione di formazione video con lo studio legale, è andata in modo completamente diverso da come eravamo abituati, in un passato piuttosto recente. Il nostro cliente dall'altra parte del video è stato estremamente reattivo: le domande sulle funzionalità progettate per la VDR del settore legale si sono susseguite in modo piuttosto incalzante. La loro curiosità era dovuta-abbiamo capito dopo poco- non solo allo scopo di proporre la piattaforma ad alcuni loro clienti che sarebbero stati impegnati in una complessa due diligence nelle settimane successive. Stavano valutando anche una VDR per il loro uso interno. I tempi cambiano. Così il nostro team di Client Support è passato rapidamente da una generale sessione di formazione a una demo tecnica sulla VDR, per mostrare loro come e perché la nostra piattaforma può supportare il concreto lavoro quotidiano presso gli studi professionali e di consulenza.

Dalla più semplice e quasi ormai scontata azione di andare paperless in un batter d'occhio, ottimizzando i risultati e riducendo i tempi per la presentazione dei documenti; dal versionamento automatico dei file caricati con le relative notifiche che raggiungono ogni utente autorizzato, alla ricerca avanzata full text; dalla possibilità di lavorare su molti documenti pdf contemporaneamente, al caricamento massivo di intere strutture ad albero, alle funzionalità di sicurezza, delle quali siamo estremamente orgogliosi.

Anche gli avvocati erano perfettamente consapevoli dell'importanza di mantenere elevati livelli di sicurezza e protezione su documenti e dati. Quindi abbiamo mostrato loro come funzionano le autorizzazioni granulari per gli utenti della VDR, in base ai ruoli utente specifici. Successivamente il nostro team ha approfondito con loro i nostri standard di controllo estremamente elevati su documenti, accessi e dati, spiegando in dettaglio in che modo la nostra VDR può tenere traccia delle azioni di ciascun utente.

Il cliente è rimasto piuttosto incuriosito da queste ultime informazioni e ci ha specificatamente chiesto se la nostra VDR fosse organizzata anche per supportare Information System Audits. La nostra risposta positiva li ha rassicurati anche perché questa è una richiesta che può arrivare e alla quale bisogna far fronte in modo professionale.

Follow-Up: Anche se i nostri team di Help Desk e Client Support sono sempre disponibili per i clienti e per le esigenze degli utenti di VDR, chiediamo sempre ai nostri nuovi clienti un feedback dopo circa 2 mesi di utilizzo intensivo della nostra VDR.

Di seguito, i commenti del nostro cliente, come li abbiamo ricevuti.

Dicono di aver ottenuto dei vantaggi nel:

+ Gestire più rapidamente tutte le istanze dei clienti secondo i criteri avanzati di ricerca di VDR.
+ Avere la documentazione nel VDR già organizzata e pronta per la consultazione.
+ Risparmiare denaro e risorse.
+ Mantenere le proprie cartelle, contratti, file e dati protetti, sicuri e aggiornati.
+ Condividere più facilmente le comunicazioni con i clienti e altri colleghi in totale sicurezza in un unico repository centralizzato.

Dicono di non temere più:

- Violazioni di informazioni riservate.
- Perdita di tempo in lunghe procedure manuali.
- Rischio di errori umani critici.
- Clienti esigenti che devono lavorare 24/7/365 da qualsiasi parte del mondo.
- Perdita di documentazione riservata.
- File danneggiati e inutilizzabili (può accadere se i file sono vecchi.

Il Futuro

E’ stato un feedback molto positivo che ci ha reso ulteriormente consapevoli dei cambiamenti positivi in atto. E’ chiaro che sta prendendo piede con più facilità, anche tra i professionisti, l’idea di utilizzare tools digitali senza timore dei costi- che non sono affatto proibitivi- o di non avere la sufficiente competenza digitale per usarli. Non possiamo rivelare il nome dello studio legale in questione per accordi di riservatezza blindati, ma ci riterremo più che soddisfatti se queste informazioni saranno state utili, anche se solo ad uno dei lettori. Crediamo che nel prossimo futuro non ci sarà più bisogno di sensibilizzare sull'uso dei VDR nei più diversi contesti lavorativi, perché crediamo che, nel breve periodo, sarà dato finalmente per scontato. Ad ogni modo, saremo qui per condividere le prossime evoluzioni su business e VDR, nel modo in cui noi le sperimenteremo.

Sabrina Girardi

scopri di più scopri di più