No sólo ciberseguridad

Intentemos ver la adopción de un sistema documental altamente seguro como un vehículo para innovar, un medio para evolucionar hacia un cambio necesario, y para llevarnos a casa un pedazo de transformación digital, sin asociarlo únicamente a la ciberseguridad como medio para defenderse de algo/alguien. "Quizás no todo el mundo sepa que" la adopción de estos sistemas, contribuye en gran medida a que una empresa sea más ordenada y competitiva, más blindada contra ataques y evita el riesgo de que se vea comprometida su integridad, incluso por simples pero aún comunes errores humanos.
Según datos del Observatorio de Ciberseguridad y Protección de Datos del Politécnico de Milán, las empresas más pequeñas tienen en alta estima la ciberseguridad, aunque siguen teniendo dificultades para aprovechar el potencial de las nuevas tecnologías. Según el estudio, sigue faltando cultura y concienciación de "la seguridad es lo primero" entre empleados y trabajadores, así como formación específica y programas de apoyo a las PYME en sus inversiones.
La aparente falta de coherencia entre los resultados de los dos estudios también lleva a relacionarla con la falta de competencias digitales, de una comunicación más empática y eficaz (piénsese en la terminología de las nuevas tecnologías que no se conoce y no es unívoca), de mecanismos de encuentro a menudo farsescos en los mercados públicos, entre la demanda y la oferta de estos servicios en el mercado de referencia.
¿Habría entonces que centrarse más en el concepto de "innovation first" para que resulte más interesante y atractivo? ¿Despertar más ganas de llevar la innovación a la empresa y ser protagonista de la introducción de nuevas ideas, nuevas tecnologías y nuevas orientaciones de trabajo? ¿Hablar más de gestión de datos digitales adecuada a los tiempos que corren, en lugar de limitarse a la seguridad y el control de los datos para evitar ciberataques? Quizás esto funcionaría mejor, ya que, de nuevo según el estudio de Cerved, las PYMEs parecen no sentirse tan amenazadas en este sentido (y por tanto no invierten en ciberseguridad), declarando que "no manejan datos sensibles".
Para empezar a aplicar transformaciones -culturales y digitales- que contribuyan a mejorar el rendimiento de una empresa, la gestión de los flujos documentales de forma ordenada y segura, sigue siendo una prioridad: económicamente accesible, pero aún no abordada de forma estructural.

Intentemos aclarar algunos puntos empezando por dar un nombre profesional y mundialmente reconocido a la principal herramienta de gestión/compartición segura de documentos: el Virtual Data Room (VDR). Para muchos el nombre no dice nada y el acrónimo VDR aún menos; otros lo asocian exclusivamente a operaciones delicadas y laboriosas como la Due Diligence en fusiones y adquisiciones, corroborando una visión que es cierta pero que ya no representa el estado del arte.
Hoy en día, el VDR está al servicio de todos aquellos que trabajan con y sobre datos e información confidenciales y que, por lo tanto, desean tener el control de todo el entorno virtual en el que circulan estos documentos y entre quiénes. Independientemente de si se trata de documentos confidenciales de un Consejo de Administración, de una DueDiligence, de una salida a bolsa, o simplemente para trabajar más fácilmente con archivos ordenados, protegidos, estructurados y fácilmente localizables. En resumen, los Virtual Data Room son indispensables para organizar e intercambiar archivos confidenciales, adaptar y gestionar procesos empresariales online, trabajar en archivos y compartir múltiples proyectos, todo ello con la máxima seguridad, dentro de un único espacio virtual.
Para ser concretos, es necesario realizar un análisis, incluso interno, para ver si se dispone de: conocimiento de las tecnologías, certificaciones y cualificaciones específicas, cifrado de archivos, recursos profesionales dedicados, presupuesto disponible; y también preguntarse dónde residirían los datos cargados (país, jurisdicción) y quién escribiría el código, etc. y decidir si sería mejor implantarlo internamente o elegir una solución documental ya existente en el mercado.
¿Qué ventajas aporta la adopción de un virtual data room realizado por Multipartner? El hecho de confiar en una empresa certificada y cualificada por ACN, que cuenta con infraestructuras de Disaster Recovery y Business Continuity, sistemas de cifrado innovadores, código escrito internamente; pero sobre todo décadas de experiencia a sus espaldas. Gracias a su proximidad a los clientes, Multipartner crea VDR personalizables, ofreciendo soluciones a medida. Ofrece soporte, formación y asistencia online y en directo disponibles para el cliente y sus usuarios. Con fórmulas TODO INCLUIDO para animar incluso a las pequeñas empresas a dar el "salto".
El virtual data room es una herramienta innovadora, sostenible, asequible y personalizable que tiene cabida en los sectores y ámbitos profesionales más diversos, tanto en el sector público como en el privado. Los precios varían en función del espacio de datos necesario -es decir, cuántos documentos se cargan- y de la duración -cuánto tiempo se va a utilizar el virtual data room-. No es necesario tener ya conocimientos específicos, sino adquirir otros nuevos y familiarizarse con los documentos digitales y su correcta gestión e intercambio entre usuarios, en una plataforma profesional avanzada.
Todas las actividades realizadas por cada usuario en la plataforma, incluida su interacción con los archivos cargados, se rastrean, registran y extraen con informes específicos. En el VDR, los documentos pueden verse en formato pdf, no pueden descargarse ni sufrir ninguna modificación a menos que se autorice específicamente.

Mayor protección de datos y control de acceso para una mayor flexibilidad, eficiencia, más tiempo de calidad en el trabajo, menos papel impreso y menos costes: esto podría parecer como una advertencia a seguir para evitar los ciberataques que se avecinan. Sin embargo, también podría ser el comienzo de una transformación digital más consciente ;)

Sabrina Girardi