Digital Transformation per Tutti, nessuno escluso.

Maggio 2019

Digital Transformation (DT): due parole per esprimere un concetto che sentiamo sempre più diffusamente in ogni aspetto della nostra vita, in ogni business e a qualunque geografia ci si riferisca. La trasformazione digitale significa miglioramento quando il cambiamento che comporta, grazie all’ausilio delle tecnologie digitali, coinvolge profondamente tutte le variabili in gioco: culturali, individuali, sociali, produttive, tecnologiche, creative e organizzative. Il che non significa che si debba abiurare noi e i nostri talenti e forzarsi ad essere parte di un’innovazione che a volte, spaventa. Piuttosto DT, esprime l’idea di continuare ad imparare, sapendo che, in qualche modo, saremo sempre alunni di una vita professionale che corre e che è in continua evoluzione. E se provassimo a fare un aggiornamento delle nostre competenze, guardando ai nostri limiti sapendo che possiamo serenamente superarli? Probabilmente è sufficiente prendere atto di volerlo, di averne bisogno e di “catturare” lo straordinario desiderio di metterci alla prova.

Come direttore della comunicazione di una società fortemente innovativa che sviluppa un servizio digitale avanzato come le virtual data room (VDR), mi sono posta in questa prospettiva che era l’unica possibile, secondo me, per capire prima e per comunicare poi, le opportunità che offrono le VDR. Con un semplice click, entriamo nel mondo della condivisione cyber sicura dei dati, nella dimensione della velocità sia di apertura/ chiusura di ogni transazione, sia di classificazione e reperimento della documentazione raccolta in anni di lavoro: il tutto in poche ore. Sicurezza e confidenzialità : due parole chiave per chi fa transazioni, potenziate grazie alle VDR. Non si richiede alcun expertise informatico perché saremo affiancati da Data Room Specialists multilingua, pronti ad insegnarci come “trasformare” in digitali, le nostre competenze analogiche.

Le VDR sono piattaforme digitali progettate per la condivisione, lo scambio e la gestione di dati e documenti riservati, utilizzate in numerosi ambiti - dal legale all’immobiliare, dalla governance al finanziario/bancario, all’industriale – e indispensabili per gestire il lavoro ordinario ovvero per governare operazioni straordinarie come quotazioni in borsa, M&A, gestione di fondi, in modo più veloce e performante, riducendo tempi, costi e risorse dedicati. Ogni VDR ha caratteristiche peculiari che la contraddistinguono. Multipartner, che è stata una delle prime realtà in Italia a puntare su questo mercato decine di anni fa, si è concentrata sulla personalizzazione del servizio offerto e sul controllo dei dati, acquisendo un’esperienza e una reputazione tali, da essere scelta da clienti italiani e internazionali.

L’esperienza maturata e la clientela servita con soddisfazione, nel campo delle tecnologie digitali, sono track records da tenere a mente per scegliere un servizio digitale come le Virtual Data Room.
La riflessione indispensabile da fare nella scelta di una VDR per utilizzarla nel RE, qualunque sia il provider, riguarda la sicurezza informatica. La cybersecurity infatti, è una variabile indipendente che ormai nessun imprenditore, PA o azienda, in qualsiasi ambito operi, vuole più tralasciare. Le più recenti ricerche su Real Estate e Cybersecuirty, da quelle condotte da gestori come Augentius a quelle di advisor come EY, hanno sottolineato la volontà dei manager del settore immobiliare di avere una "cassetta degli attrezzi" ricca di tecnologia allo scopo di salvaguardare i dati che, oggi più che mai, sono il vero “valore” da proteggere.

Per ciò che riguarda la VDR, sicurezza e controllo sono progettati by design cioè a monte della configurazione di base che si dà alla Virtual Data Room, prima di qualunque personalizzazione di “funzioni” o di grafica richieste dai clienti. Tutte le funzioni operative da “usare” sui documenti caricati in piattaforma, sono quindi sviluppate avendo il controllo come fulcro principale.

Per governare infatti in modo più performante e sicuro i deals tipici del mercato del RE come le Due Diligence, i portafogli di immobili da gestire e vendere worldwide, fino alla più complessa gestione dei Crediti Deteriorati con sottostante immobiliare (NPLs) e alle operazioni di M&A, l’attenzione alla sicurezza offerta, non può essere un plus, ma un must. I criteri di sicurezza di una VDR riguardano l’infrastruttura IT di cui è dotato il provider, il controllo sugli accessi e quello sui documenti caricati in piattaforma, per una sicurezza che sia al contempo informatica, logica e legale (schema1)

Pensiamo ad esempio alle operazioni di gestione NPLs e di Due Diligence immobiliari che portano con sé una mole di documenti da dover caricare in modo massivo ma ordinato creando l’alberatura che si desidera nella data room per classificare, consultare e analizzare facilmente dati confidenziali che, tra l’altro, non devono necessariamente essere visibili a tutti. O ancora, se immaginiamo di partecipare ad un bando o ad una gara indetti da enti pubblici o privati che prevedono vari e delicati passaggi di validazione (manifestazioni di interesse, istruttorie, etc…) per poter accedere agli step successivi. In questi casi, disporre di permessi granulari per gli utenti autorizzati e sapere che ogni documento caricato in VDR è identificato in modo altamente sicuro e univoco in modo da sapere esattamente chi l’ha visionato, scaricato, stampato e quando questo è accaduto, diventa vitale per la buona riuscita delle operazioni (schema.2)

PANORAMICA DEI CRITERI DI SICUREZZA

Le specifiche di sicurezza non vanno trascurate o date per scontate, per qualunque servizio digitale avanzato si opti e si utilizzi, anche nell’ambito del cosiddetto “PropTech”. La struttura di sicurezza offerta lavora in background senza “appesantire” in nessun modo l’uso della VDR per l’utente finale Le VDR infatti sono strutturate come una sorta di sito web, all’interno del quale si possono compiere moltissime “azioni” sui documenti caricati. La grafica, la navigazione e le funzioni da utilizzare sono studiate affinché l’esperienza sia estremamente user friendly. Va ribadito inoltre che, mentre tools e features delle varie VDR possono sembrare simili, l’expertise maturato in ambito cybersecurity, non lo è.

Last but not least, le società che hanno come unico core quello di sviluppare VDR e che operano nel settore da anni, conoscono il proprio contesto, le esigenze e le abitudini dei clienti. Disporre internamente di tutti i team che lavorano al servizio del cliente - consulenti commerciali, R&S, esperti della sicurezza di Reti e Sistemi, formazione e assistenza ai clienti - fa la differenza per un cliente, nel sentirsi coinvolto e supportato.

Come sottolineato anche dalle più alte cariche dello Stato nei giorni scorsi, l’Italia deve sperimentare appieno la digital transformation, facendo in modo che singoli, aziende e PA, vi si avvicinino sapendo di essere accompagnati in questo percorso direttamente dai player che lavorano con il digitale, implementando le proprie competenze per cavalcare con soddisfazione l’onda di questa emozionante sfida.

Sabrina Girardi

Corporate Communication Director